magnus.revang.name

...en slags rosablogg for moderne menn

Organiser filene dine med Smart Folders, Labels, Hazel og Tags

Filsystemer er sterkt begrenset. Gjennom å bruke innebygd funksjonalitet i Mac OS X med noen små tilleggsprogrammer kan man lage et system for filhåndtering som er mye mer moderne og fungerer på den måten man jobber.

Jeg er ikke et ordensmenneske. Jeg hater filer. Dette er et godt utgangspunkt for å lage et system som faktisk fungerer. Mitt system for å overleve involverer Labels, Smart Folders, Hazel og Tags. Det er sterkt inspirert av GTD.

Alle filer jeg oppretter, legger på skrivebordet, får på epost eller laster ned fra nettet lagres samme sted – i mappen jeg har kalt @BOX, som ligger på øverste nivå i min dropbox.com mappe. Hazel legger automatisk på en rød farge på nye filer og en smart folder jeg har kalt "Inbox" lar meg bare se filer som er røde. Med en enkel tastekommando kan jeg endre farge. Dette er basisen for systemet, smart foldere for å se et utsnitt av mappen, farge labels for å signalisere tilstand og tastekommandoer for å endre tilstand raskt.

Totalt har jeg 6 smart folders som er representert av hver sin farge:

For de som har prøvd seg på Smart Folders før og forkastet ideen på grunn av ytelse har jeg en gladnyhet: i Lion har ytelsen blitt sterkt forbedret og nå skjer oppdatering i realtime.

Men, systemet slutter selvsagt ikke der. Ikke sjelden trenger man også å se på alle filer som tilhører et prosjekt, en aktivitet eller en linjeoppgave. Til det bruker jeg en app som heter Tags. Denne lar meg tagge filer med en enkel tastekommando. For å vise filene bruker jeg igjen Smart Folders. Når jeg organiserer disse etter farge dukker de jeg må gjøre noe med først, de jeg jobber med i midten og referanse/arkiv til slutt. Perfekt!

For å sørge for at filer blir tagget har jeg også hacket til med Hazel og Smart Folders et system som lar meg se utaggede filer.

Så dette er Finder vinduet jeg stort sett forholder meg til. Et system som er forholdsvis avansert å sette opp, litt trøblete å lære, men utrolig effektivt når du har lært det.

En stegvis guide for å sette opp systemet

Opprett en mappe hvor alle filene dine skal leve.

Jeg kaller denne mappen @BOX.

Sett opp Labels i Finder

Hver farge får sin tilhørende tilstand slik at det er lettere å lære. Etter en stund så blir dette helt automatisk. Dette gjøres fra Preferences i Finder.

Endre innstillinger i Mail, Chrome, Safari og andre programmer

Sørg for å endre mappen for å laste ned vedlegg i Mail.app til å laste ned filer til @BOX.

I Chrome og/eller Safari, sett opp at nedlastningsmappen blir byttet ut til fordel for @BOX.

Last ned og sett opp Hazel

Hazel er et genialt program som fungerer litt som regler i mail, bare at på filer. Den kan settes opp til å gjøre ting med filer i det det skjer endringer i en mappe.

Det enkleste jeg får Hazel til å gjøre er å flytte alle filer som blir lagt på skrivebordet inn i @BOX mappen. Men det er også et par andre regler som er nødt til å være på plass for å få systemet til å fungere.

Den viktigste regelen er da selvsagt at enhver fil som ikke har en farge label blir rød slik at jeg blir tvunget til å prosessere den fra inbox'en til hvor den hører hjemme.

Sett opp Smart Folders for tilstander i Finder

For hver eneste tilstand må det settes opp en Smart Folder i Finder. For å sørge for at den smarte mappen bare søker innenfor @BOX mappen er man nødt til å gå frem på en litt spesiell måte.

Første steg er å trykke på @BOX mappen og søke i Finder vinduet etter egentlig hva som helst. Velg at du bare skal søke i @BOX og trykk på "save".

Kall det lagrede søket for "Inbox".

Velg den nye Smart Folderen "Inbox", gå på action menyen i Finder og velg "Show Search Criteria".

Her endrer du søkestrengen til å være "File Label" med den korresponderende fargen.

Disse stegene må gjøres for hver eneste Smart Folder du ønsker å opprette. Kjedelig, men det er verdt det.

Lag shortcuts for å endre Labels i Finder

For å sette opp mulighet for å endre farge på filer gjennom tastekommandoer har Apple gjort det litt krøkkete.

I Finder så må du høyre-klikke i toppen av vinduet og velge "Customize Toolbar..."

Der må du legge til menyen for å velge Farge Labels.

I System Preferences, under Keyboard finnes det mulighet for å legge inn application shortcuts. Disse fungerer ikke hvis det ikke finnes noen meny, derfor de to første stegene. På bilde ser du hvordan jeg har satt det opp. Husk at du må skrive menypunktet akkurat slik som det er i menyen, det gjelder store og små bokstaver også.

Last ned og sett opp Tags

Tags er en app som lar deg tagge filer og egentlig alt annet også gjennom en enkel tastekommando.

Sett opp Smart Folders for prosjekter og linjeoppgaver i Finder

Etterhvert som man har Tagget filer med prosjekt-navn eller area of responsibility så kan man lett opprette egne Smart Foldere for dette.

Det at alle filer har en farget bakgrunn avhengig av tilstand er en bonus i denne visningen. Jeg foretrekker å legge til en kolonne for dette sånn at jeg kan sortere på farge.

Sett opp en untagged Smart Folder

Sett opp regler for untagged i Hazel

Første regelen sørger for at alle filer som ikke er tagget får en kommentar. Det lar oss lage en Smart Folder senere som kjenner igjen disse filene.

Når en fil har blitt tagget så må vi fjerne kommentaren.

Hva om jeg har flere filer som hører sammen?

Det er ingenting i veien for å bruke mapper i dette systemet. Den store forskjellen er at du må gruppere filer som hører sammen fordi man arbeider på dem samtidig. D.v.s. at HTML, CSS og JavaScript filer som tilsammen utgjør et nettsted hører til i en mappe, mens f.eks. fakturaer hører hjemme rett i mappen @BOX.

Så det var en kort innføring i systemet. Det jeg kommer til å eksperimentere med fremover er:

Kom gjerne med kommentarer om hvordan systemet kan forbedres ytterligere.